تشکیلات سازمانی

وظایف پست /شغل 1- هماهنگی و نظارت بر انجام امور مرتبط با دبیرخانه شورای اداری استان. 2- هماهنگی و نظارت بر انجام امور مرتبط با دبیرخانه كارگروه توسعه مدیریت استانداری. 3- هماهنگی و نظارت بر انجام امور مرتبط با دبیرخانه کمیته اصلاح ساختار، فرایندها و فناوری های مدیریتی. 4- هماهنگی و نظارت بر انجام كلیه امور مرتبط با دبیرخانه كمیته بررسی نظام پیشنهادهای استانداری و واحدهای تابعه. 5- انجام هماهنگی‌های لازم به منظور اجرای نقشه راه اصلاح نظام اداری اعم از برنامه‌ها، دستورالعمل‌ها و بخشنامه‌ها و مصوبات شورای عالی اداری در استانداری، فرمانداری‌ها و بخشداری‌های تابعه. 6- انجام هماهنگی‌های لازم به منظور استقرار نظام بهره‌وری استانداری. 7- برنامه‌ریزی و نظارت بر امور مرتبط با تشكیلات استانداری و واحدهای تابعه با هماهنگی واحد تخصصی ذیربط وزارت كشور. 8- رصد مستمر فعالیت‌های سازمان در بعد وظایف دستگاه، مستندسازی فرایندهای انجام‌کار به منظور تدوین راهکارهای پیشنهادی برای اصلاح و بهبود روش‌های انجام‌کار و تقسیم درست وظایف واحدها در سطح استانداری و واحدهای تابعه. 9- نظارت بر اجرای صحیح دستورالعمل‌ها و روش‌های انجام‌كار در بخشهای مختلف عمومی و تخصصی استانداری و واحدهای تابعه و دستگاه‌های اجرایی استان، به منظور بهبود روش‌ها و تسریع در انجام امور با همكاری واحدهای ذیربط. 10- نظارت بر اجرای صحیح فرآیند تخصیص منابع، طبقه‌بندی هزینه‌ها و استفاده بهینه از منابع مالی تخصیص یافته مرتبط با طرح‌ها و برنامه‌ها و در تطبیق با بودجه عملیاتی و سالانه استانداری و واحدهای سازمانی تابعه. 11- پیگیری تهیه و تنظیم موافقتنامه بودجه استانداری و واحدهای تابعه در قالب برنامه‌ها پس از وصول ابلاغ اعتبار مصوب و تحصیل تخصیص‌ها. 12- ایجاد هماهنگی لازم بین بودجه‌های پیشنهادی واحدها با برنامه‌های مصوب و نظام بودجه‌ریزی عملیاتی و ارزشیابی عملكرد بودجه استانداری و واحدهای تابعه. 13- ارائه مشاوره به مدیركل. 14- سازماندهی فعالیتهای مربوط به تقسیم كار و تعیین وظایف و حدود مسئولیت ها و اختیارات واحدهای تحت سرپرستی و نظارت بر حسن اجرای كلیه امور و ارائه راهنمایی های لازم در موارد ضروری. 15- مطالعه و بررسی قوانین ومقررات، ارائه گزارشهای لازم، بیان نظرات كارشناسی، شركت در جلسات، همایشها و دوره های آموزشی مرتبط. 16- تقسیم كار و نظارت برانجام وظایف محوله به كاركنان و ارائه راهنمایی های لازم به آنان.‏ 17- انجام سایر امور محوله از سوی مدیر در صورت عدم حضور ایشان

1- نیازسنجی و تدوین برنامه‌های آموزشی مربوط به استانداری و واحدهای سازمانی تابعه بر اساس سیاست‌ها، خط مشی‌ها و برنامه‌های ابلاغی مصوب. 2- هماهنگی و نظارت بر انجام کلیه فرآیندهای اجرایی دوره‌های آموزشی (ارزیابی دوره‌های آموزشی، صدور گواهینامه دوره‌ها، تنظیم شناسنامه آموزشی، تجزیه و تحلیل گزارش های عملکرد آموزشی) استانداری و واحدهای سازمانی تابعه. 3- هماهنگی و نظارت بر اجرای برنامه‌های آموزشی کوتاه‌مدت برای مدیران و کارشناسان و کارکنان استانداری و واحدهای سازمانی تابعه. 4- پیشنهاد برنامه های مناسب برای اصلاح و بهبود دوره‌های آموزشی. 5- هماهنگی برای حسن اجرا و نظارت بر عملكرد و اثربخشی دوره‌های آموزشی استانداری و واحدهای تابعه. 6- هماهنگی و نظارت بر انجام کلیه فرآیندهای اجرایی پژوهش‌های کاربردی (احصای نیازها و اولویت‌های پژوهشی، بانک اطلاعات از نتایج پژوهشی و انتشار یافته‌ها) استانداری و واحدهای سازمانی تابعه. 7- هماهنگی و نظارت بر اجرای نظام مدیریت دانش در استانداری و واحدهای تابعه. 8- هماهنگی و نظارت بر فرایند انجام كلیه امور پژوهشی و مطالعاتی استانداری و واحدهای تابعه اعم از تعیین اولویت‌ها و نیازهای پژوهشی و تامین اعتبارات مربوطه و اخذ مجوزهای لازم از مبادی ذیربط. 9- نظارت بر روند انعقاد و اجرای تفاهمنامه‌های علمی بین استانداری و سایر سازمان‌ها و نهادها. 10- ارائه مشاوره به مدیركل و تصمیم‌سازی در خصوص موضوعات مرتبط با وظایف دفتر، به ویژه در در زمینه شرح وظایف مربوطه. 11- سازماندهی فعالیتهای مربوط به تقسیم كار و تعیین وظایف و حدود مسئولیت ها و اختیارات واحدهای تحت سرپرستی و نظارت بر حسن اجرای كلیه امور و ارائه راهنمایی های لازم در موارد ضروری 12- مطالعه و بررسی قوانین ومقررات، ارائه گزارشهای لازم، بیان نظرات كارشناسی، شركت در جلسات، همایشها و دوره های آموزشی مرتبط. 13- تقسیم كار و نظارت برانجام وظایف محوله به كاركنان و ارائه راهنمایی های لازم به آنان.‏ 14- انجام سایر امور محوله از سوی مدیر در صورت عدم حضور ایشان.

1- تنظیم فهرست متقاضیان ملاقات با مدیر مربوط و تعیین ساعات ملاقات برای آنها. 2- تنظیم اوقات جلسات و كمیسیون هایی كه در دفتر مدیر مربوطه تشكیل می شود و مطلع ساختن مقامات یا افراد شركت كننده در جلسه. 3- پاسخگویی به مراجعین و راهنمایی آنها و در صورت لزوم فراهم آوردن امكانات انجام در خواست های متقاضیان و مراجعه كنندگان كه انجام تقاضای آنان بدون ملاقات با مقام ذی ربط امكان پذیر است. ب: پیگیری ها 4- پیگیری امور ارجاعی از سوی مدیر و ارایه گزارش لازم به ایشان. 5- تهیه گزارش لازم در زمینه فعالیت‌های حوزه مربوط و ارایه آن به مدیر مربوطه. 6- خلاصه نمودن گزارش‌های واصله و ارایه آن برای مطالعه مدیر مربوط. 7- آماده كردن سوابق و پرونده‌های مربوط به كمیسیون و جلسات و سمینارها برای اطلاع و مطالعه قبلی مدیر مربوطه. 8- ابلاغ دستورات صادره مدیر مربوط به اشخاص و موسسات ذیربط و واحدهای تابعه برحسب خط مشی تعیین شده و درصورت لزوم پیگیری آن‌ها. ج : امور عمومی و جاری 9- انجام اقدامات لازم در زمینه نگهداری و بایگانی كردن پرونده ها، اوراق، نامه ها، گزارش ها و سایر اسناد و مدارك واحد مربوط در محل مخصوص. 10- دریافت نامه ها، پرونده ها و سایر مكاتبات رسیده به حوزه خدمت و ثبت خلاصه مشخصات و جریان آنها در رایانه یا دفاتر مربوط. 11- تفكیك و توزیع نامه ها، گزارش ها و سایر مكاتبات بین افراد واحد مربوط از طریق عین مكاتبات یا به صورت مجازی و مكاتبات بدون كاغذ. 12- استفاده از نرم افزارهای پردازش متن، دریافت و ارسال نامه های الكترونیكی، دورنگار و ... . 13- تهیه گزارش های مورد نیاز مدیر مربوطه حسب مورد